KẾ HOẠCH

Công tác văn thư, lưu trữ năm 2023 của Trường THPT Vân Nội

Thực hiện Kế hoạch số 48/KH-UBND ngày 09/02/2023 của UBND thành phố Hà Nội về công tác văn thư, lưu trữ năm 2023; Kế hoạch số 544/KH-SGDĐT ngày 02/3/2023 của Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Nội về kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2023 của Giáo dục và Đào tạo Hà Nội;

Trường THPT Vân Nội xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ của trường năm 2023, cụ thể như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Nâng cao trách nhiệm của các bộ phận, đoàn thể, cá nhân về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ. Đồng thời thống nhất trong việc chỉ đạo và thực hiện công tác văn thư lưu trữ năm 2023.

- Tăng cường hoạt động hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp, khoa học đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính nhà nước năm 2023.

- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ điện tử; triển khai có hiệu quả các nội dung trong Kế hoạch số 67/KH-UBND ngày 17/3/2021 của UBND Thành phố về triển khai thực hiện Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” thuộc UBND thành phố Hà Nội.

2. Yêu cầu

Các bộ phận, đoàn thể thực hiện công tác văn thư lưu trữ năm 2023; đặc biệt tập trung đẩy mạnh tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng và quản lý, sử dụng chứng thư số và chữ ký số chuyên dùng.

II. NỘI DUNG

1. Nhiệm vụ thường xuyên

1.1. Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ

a) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

- Tổ chức triển khai thực hiện Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của

Chính phủ về công tác văn thư.

- Tổ chức tuyên truyền, phổ biến Quyết định số 7117/QĐ-UBND ngày 22/11/2013 của UBND Thành phố Hà Nội ban hành Quy chế mẫu về công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội; Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ và các quy định hiện hành quy định thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, tổ chức; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30/12/2016 của Bộ Giáo dục và Đào tạo về quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành Giáo dục; Quyết định số 12/2020/QĐ-UBND ngày 12/6/2020 của UBND Thành phố về đẩy mạnh việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử; Quyết định 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về xây dựng cơ sở dữ liệu để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày 06/3/2018 của Bộ Nội vụ thực hiện chế độ báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

b) Xây dựng, ban hành văn bản, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ:

- Nhà trường triển khai các văn bản hướng dẫn của Trung ương, ngành, Thành phố và ban hành các văn bản về việc thực hiện thể thức văn bản, việc soạn thảo văn bản và ban hành văn bản điện tử vào lưu trữ của nhà trường, quản lý và sử dụng thiết bị khóa bí mật theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, các chức năng cơ bản của hệ thống điều hành văn bản điện tử trong quá trình xử lý công việc của nhà trường.

 - Tiến hành rà soát những văn bản đã ban hành công tác văn thư lưu trữ để sửa đổi, bổ sung kịp thời vào Quy chế văn thư lưu trữ; Danh mục hồ sơ hàng năm của nhà trường; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu; Quy định về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

c) Công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ:

Cử cán bộ văn thư, lưu trữ nhà trường tham gia đầy đủ và nghiêm túc các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ của Sở GDĐT.

d) Kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ

Xây dựng kế hoạch tự kiểm tra của nhà trường.

1.2. Thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

a) Thực hiện nghiệp vụ văn thư:

- Soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản đến và đi; lập Danh mục hồ sơ; lập hồ sơ và nội dung hồ sơ; tài liệu lưu trữ vào nhà trường; quản lý và sử dụng con dấu; thiết bị lưu khóa bí mật.

- Đẩy mạnh việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử; dử dụng

chữ ký số cho các văn bản; triển khai thực hiện việc lập hồ sơ điện tử trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành, sử dụng thư điện tử phục vụ công việc.

b) Thực hiện nghiệp vụ lưu trữ:

- Nhà trường tổ chức quản lý tập trung, thống nhất hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của trường.

- Thực hiện thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; thực hiện hủy tài liệu hết giá trị theo quy định.

1.3. Công tác tổ chức cán bộ

Hiện tại, cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tại nhà trường thuộc diện Hợp đồng, đề nghị Sở GDĐT giao chỉ tiêu biên chế cho vị trí văn thư, lưu trữ của trường.

1.4. Triển khai thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ điện tử, ứng dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành theo Kế hoạch của UBND Thành phố và Sở GDĐT Hà Nội.

1.5. Kinh phí thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

Thực hiện theo Điều 36, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ đối với kinh phí về công tác văn thư; Điều 39 của Luật Lưu trữ đối với kinh phí công tác lưu trữ.

2. Nhiệm vụ trọng tâm

- Nhà trường tổ chức sử dụng có hiệu quả Hệ thống quản lý văn bản và điều hành Thành phố trong việc quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ điện tử.

- Tăng cường công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

- Tiếp tục thực hiện hiệu quả Kế hoạch số 67/KH-UBND ngày 17/3/2021 của UBND Thành phố về việc triển khai thực hiện Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” thuộc UBND thành phố Hà Nội.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

- Hiệu trưởng có trách nhiệm triển khai thực hiện nội dung, kế hoạch, kiểm tra và báo cáo tình hình thực hiện theo quy định.

- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các bộ phận, các cá nhân có liên quan trong việc triển khai thực hiện kế hoạch.

          - Cán bộ văn thư, lưu trữ có trách nhiệm thực hiện đúng Quy chế, quy định.

- Đề xuất Ban Giám hiệu nhà trường bố trí kho lưu trữ và kinh phí để tổ chức giao nộp hồ sơ và lưu trữ tài liệu.

- Thường xuyên cập nhật, phổ biến văn bản mới; quan tâm đến công tác bồi dưỡng nghiệp vụ và chế độ chính sách cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ.

- Tham gia đầy đủ các chương trình tập huấn nghiệp vụ do Sở GDĐT và cơ quan cấp trên tổ chức.

          Trên đây là Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2023 của Trường THPT Vân Nội, đề nghị các bộ phận, đoàn thể, cá nhân liên quan nghiêm túc thực hiện./.